Dari 12 jam Menjadi 2 Jam

Efektifitas dan Efisiensi melalui Manajemen Proyek itu, sangatlah nyata. Hal ini telah dibuktikan oleh klien DCOptima.

Pada suatu hari di tahun 2009 Tim DCOptima diminta oleh sebuah perusahaan utilitas air minum untuk membantu mereka dalam menangani ratusan proyek infrastruktur. Kami diundang untuk mengikuti progress meeting bulanan dari proyek-proyek yang berjalan. Meeting bulanan ini berlangsung dari jam 10 pagi sampai jam 10 malam. Setiap tim proyek memaparkan permasalahan proyek mereka yang cukup memakan waktu serta tanpa adanya format yang baku.

Kasus ini adalah sebuah contoh bagaimana sebuah perusahaan yang memiliki banyak proyek namun belum memiliki manajemen proyek yang memadai. Banyak kegiatan proyek yang saling tumpang tindih dalam pengelolaannya. Setiap orang terlihat sibuk namun pimpinan tidak dapat melihat dengan jelas kondisi dari setiap proyek yang berjalan. Koordinasi antara bagian dalam perusahaan sangat birokratis yang sering menyebabkan beberapa pekerjaan tertunda penyelesaiannya.

Tim DCOptima membantu perusahaan ini dengan memperbaiki 3 faktor yaitu: 1. Peningkatan kompetensi SDM; 2. Penyempurnaan proses pelaksanaan proyek; serta, 3. Pemanfaatan aplikasi Project Portfolio Management yang bernama DCOMonicon.

Perbaikan demi perbaikan dilakukan selama 1 tahun. Hasilnya, luar biasa. Hal yang paling terasa adalah Progress Meeting untuk ratusan proyek yang diikuti oleh seluruh tim pelaksana dapat berlangsung hanya sekitar 2 jam saja. Manajemen Proyek telah membuktikan bahwa sebuah organisasi dapat meningkatkan efektifitas serta efisiensi dalam pelaksanaan multiple proyek.