Mengelola Multiple Proyek Infrastruktur.

Mengelola Multiple Proyek Infrastruktur.

Pada suatu hari, sekitar akhir tahun 2008 kami diminta oleh sebuah perusahaan utilitas air minum untuk membantu mereka dalam menangani ratusan proyek infrastruktur. Perusahaan ini membangun jaringan pipa air minum di 150 lokasi baru dalam 1 tahun yang melibatkan puluhan kontraktor. Manajemen mengalami kesulitan dalam memonitor kemajuan berbagai proyek yang berjalan. Salah satu alat monitor yang dijalankan adalah dengan mengadakan progress meeting setiap bulan yang melibatkan seluruh tim pelaksana baik dari sisi kontraktor maupun dari sisi perusahaan. Progress meeting biasanya berlangsung cukup lama dan banyak memakan tenaga dan pemikiran.

Ini adalah sebuah contoh bagaimana sebuah perusahaan yang memiliki banyak proyek yang beragam namun belum memiliki manajemen proyek yang memadai. Kegiatan multi proyek sering terlihat saling tumpang tindih. Setiap unit kerja sering melakukan koordinasi kerja antar mereka melalui rapat-rapat yang selalu melibatkan pimpinan perusahaan. Koordinasi antara unit kerja sangat birokratis dan sering menyebabkan tertundanya penyelesaian pekerjaan.

Ini adalah kasus umum yang sering terjadi di berbagai perusahaan yang memiliki banyak proyek. Proyek-proyek yang dimaksud disini beragam, bisa  merupakan proyek internal/non komersial maupun proyek komersial.

Tim konsultan DCOptima membantu perusahaan ini dengan berbagai tahapan. Pada tahap awal para pelaksana proyek termasuk senior manajer diberi bekal kemampuan pengelolaan proyek yang berstandar Internasional. Para pelaksana diharapkan memahami konsep dasar pengelolaan proyek dengan menggunakan terminologi PM yang baku. Dari peningkatan kompetensi ini akan terbentuk kesamaan “Bahasa” dalam pengelolaan proyek. Hal ini dapat mengurangi mis-komunikasi. Selanjutnya, agar koordinasi antar unit kerja dapat berlangsung lebih harmonis, tata laksana kerja (SOP) yang ada disempurnakan dan disesuaikan dengan kemajuan cara bekerja terkini. Sehingga dapat mengurangi tumpang tindihnya pekerjaan antar unit kerja. Setelah semuanya berjalan baru tim DCOptima mengimplementasikan penggunaan aplikasi Project Portfolio Management, DCOMonicon. Aplikasi dapat membuat keseluruhan kegiatan proyek menjadi lebih transparan dan memudahkan pimpinan dalam mengambil keputusan-keputusan yang diperlukan.

Perbaikan demi perbaikan terus berjalan mulai dari tahun 2009 secara berkesinambungan. Pada saat penugasan Tim DCOptima berakhir (setelah berjalan selama 1 tahun), terlihat banyak sekali perubahan yang terjadi. Hampir semua proyek dapat ditutup secara pembukuan dengan segera setelah berakhir. Perlu diketahui sebelum adanya perbaikan Manajemen Proyek di perusahaan ini, penutupan pembukuan dapat berlangsung lebih dari setengah tahun setelah BAST dibuat. Perbaikan yang paling terasa adalah Progress Meeting untuk seluruh proyek investasi infrastruktur dapat dilaksanakan dengan lebih efektif serta efisien. Karena begitu efektif dan Efisien, Direktur Utama sering ingin ikut serta dalam progress meeting yang melibatkan para kontraktor, sesuatu hal yang sebelumnya dihindari bahkan oleh para senior manajer perusahaan.

Manajemen Proyek telah membuktikan bahwa sebuah organisasi dapat meningkatkan efektifitas serta efisiensi pelaksanaan inisiatif/proyek baik yang masuk dalam Capex maupun Opex. Dimulai dengan memberikan training ke karyawan serta diimbangi oleh system yang baik, pelaksanaan berbagai proyek dapat berjalan sebagai mana mestinya atau bahkan lebih baik.